menu_book

Panduan Penggunaan

Panduan lengkap Aksara Library. Pilih tab sesuai peran Anda.

Apa itu Aksara Library?

Aksara Library adalah sistem manajemen perpustakaan multi-organisasi — satu platform, dipakai banyak organisasi, tiap organisasi mengelola jaringan hub perpustakaannya sendiri (contoh: Sekolah Murid Merdeka/SMM, salah satu organisasi yang memakai Aksara). Menggantikan spreadsheet dan pencatatan manual lama — lebih cepat, lebih terstruktur, bisa diakses dari browser.

hub

Multi-organisasi

1 platform, banyak organisasi & hub

bolt

<30 detik

Target per transaksi sirkulasi

group

5 peran pengguna

Admin, regional, hub, kepala sekolah, anggota

admin_panel_settings

Admin Organisasi

Kelola hub, user, wilayah, distribusi eksemplar, dan laporan nasional organisasi Anda.

map

Librarian Regional

Pantau laporan sirkulasi, koleksi, dan konsekuensi untuk semua hub dalam regional-nya.

manage_accounts

Librarian Hub

Operator utama — catat peminjaman, pengembalian, kelola koleksi dan anggota sehari-hari.

school

Kepala Sekolah

Monitoring dashboard ketercapaian target peminjaman dan laporan hub-nya (read-only).

person

Anggota / Tamu

Cari dan lihat katalog buku tanpa login, dari HP maupun komputer.

link

Akses aplikasi

Operator dan admin login di aksara.product-sid.us/login. Anggota dan tamu akses katalog publik di aksara.product-sid.us/{slug-hub}.

map

Kelola Regional

Admin Organisasi

Kelompokkan hub ke dalam wilayah, lalu assign Librarian Regional ke regional tersebut.

Buat wilayah baru

Sidebar → Manajemen → Kelola Regional → klik Tambah Wilayah. Isi nama (mis. "Regional Jakarta Selatan") dan kode opsional (mis. WIL-JKS).

map Tambah Wilayah

Nama Wilayah *

Regional Jakarta Selatan

Kode Wilayah

WIL-JKS

save Tambah Wilayah

Assign hub ke regional

Buka Kelola Hub → klik Edit pada hub yang ingin di-assign → pilih wilayah dari dropdown Wilayah Regional → Simpan.

Buat user Librarian Regional

Buka Kelola User → Tambah User → pilih role Librarian Regional → kosongkan Hub (biarkan "— Admin Org —") → pilih Wilayah Regional yang sesuai.

info

Satu hub = satu regional

Hub yang belum di-assign ke regional hanya bisa dilihat oleh Admin Organisasi, tidak oleh Librarian Regional manapun.

hub

Kelola Hub & User

Admin Organisasi

add_businessTambah Hub

Isi nama, slug URL, kota, dan konfigurasi denda/max pinjam. Slug dipakai untuk URL katalog publik (/{slug}).

tuneKonfigurasi Sirkulasi

Denda per hari (Rp), grace period, maks denda, dan maks buku aktif per anggota — per hub.

person_addTambah User

Role: Librarian Hub, Kepala Sekolah, Librarian Regional, Admin Organisasi. Satu user hanya bisa di-assign ke satu hub atau satu regional.

keyReset Password

Kelola User → klik nama user → Reset Password. Masukkan password baru (min. 8 karakter).

local_shipping

Distribusi Eksemplar

Admin Organisasi

Eksemplar baru masuk ke Pusat dulu, lalu didistribusikan ke hub.

Buka halaman detail buku

Katalog Buku → cari judul → klik untuk buka detail. Scroll ke tabel eksemplar.

Pilih eksemplar & hub tujuan

Di kartu Pusat, centang eksemplar yang akan didistribusikan → pilih hub tujuan dari dropdown → klik Distribusikan.

warehouse Pusat — 12 eksemplar tersedia

IMP00100005001 Tersedia

IMP00100005002 Tersedia

SMM Bojongsari ▾

Distribusikan (2)

Tarik kembali ke Pusat

Di kartu hub tujuan, centang eksemplar yang ingin ditarik → klik Tarik ke Pusat. Eksemplar kembali ke gudang Pusat.

warning

Eksemplar sedang dipinjam tidak bisa ditarik

Checkbox dinonaktifkan untuk eksemplar dengan status "Dipinjam". Tunggu hingga dikembalikan dulu.

bar_chart

Laporan Nasional

Admin Organisasi

local_shippingLaporan Distribusi

Sebaran eksemplar per hub: aktual vs kuota, selisih, serta % dilabel dan % disampul per hub.

bar_chartLaporan Sirkulasi

Tren pinjam/kembali per bulan. Filter hub + tahun. Top buku & anggota teraktif. Export CSV.

inventory_2Laporan Koleksi

Statistik eksemplar per hub: kondisi, status, progress labelling & sampul. Daftar eksemplar belum dilabel.

gavelLaporan Konsekuensi

Denda kumulatif per anggota (aktif + historis). Filter terlambat aktif vs semua riwayat. Export CSV.

map

Akses & Scope Regional

Librarian Regional

Anda bisa melihat data semua hub dalam regional Anda — tidak bisa mengedit atau distribusi eksemplar.

shield

Data terbatas ke regional Anda

Semua laporan dan katalog secara otomatis hanya menampilkan data dari hub dalam regional Anda. Mengakses URL hub di luar wilayah akan ditolak (403).

check_circleBisa dilakukan

Lihat laporan sirkulasi, koleksi, konsekuensi, dan riwayat opname untuk semua hub dalam wilayah.

cancelTidak bisa

Edit bibliografi, distribusikan eksemplar, catat peminjaman, atau akses data hub di luar wilayah.

bar_chart

Laporan Sirkulasi Regional

Tren peminjaman & pengembalian untuk semua hub regional Anda.

Buka Laporan Sirkulasi

Sidebar → Laporan → Laporan Sirkulasi. Halaman otomatis menampilkan semua hub dalam regional Anda.

Filter hub & tahun

Gunakan dropdown Hub untuk drill-down ke satu hub, atau biarkan tampil semua. Pilih Tahun untuk data historis.

bar_chart Laporan Sirkulasi — Regional Jakarta Selatan — 2026

1.284

Total Pinjam

1.201

Total Kembali

Terlambat

Jan — Des 2026

Export CSV

Klik tombol Export CSV di kanan atas filter bar. File langsung terunduh, bisa dibuka di Excel.

inventory_2

Laporan Koleksi

Kondisi koleksi per hub: eksemplar tersedia, dipinjam, rusak, hilang, serta progress labelling dan sampul.

label

Progres labelling terlihat di sini

Laporan menampilkan progress bar % dilabel dan % disampul per hub — berguna untuk koordinasi fisik buku baru dari Pusat.

gavel

Laporan Konsekuensi & Denda

Daftar anggota dengan keterlambatan aktif atau historis, beserta total denda kumulatif. Tersedia filter Terlambat Aktif vs Semua Riwayat.

inventory

Riwayat Opname

Sidebar → Riwayat Opname. Anda bisa melihat semua sesi opname yang pernah dilakukan hub dalam regional Anda — progress, jumlah ditemukan/tidak ditemukan, dan siapa yang menjalankan.

rocket_launch

Setup Awal Hub

Librarian Hub

Lakukan ini satu kali saat pertama kali menggunakan Aksara di hubmu.

info

Sebelum mulai

Pastikan kamu sudah menerima email + password dari Admin Organisasi. Ganti password setelah login pertama via menu Profil di pojok kanan atas.

Checklist Setup (estimasi: 30–60 menit)

Buka aksara.product-sid.us, login, lalu cek nama hub dan kapasitas pinjam di pojok kiri sidebar. Jika ada yang keliru, hubungi Admin Organisasi untuk koreksi.

Cek koleksi buku yang sudah didistribusikan

Buka Koleksi → Eksemplar. Buku yang sudah dialokasikan ke hubmu sudah muncul di sini. Cocokkan dengan buku fisik yang ada di rak. Jika ada buku fisik yang belum muncul, laporkan ke Admin Organisasi.

Print & tempel label barcode

Buka Koleksi → Print Label. Pilih semua eksemplar yang belum berlabel, cetak, laminasi, lalu tempel di halaman belakang buku. Label berisi kode unik (contoh: BJ0569) yang digunakan saat scan peminjaman.

Input data anggota

Buka Anggota → Tambah Anggota. Masukkan data murid dan guru yang akan meminjam buku. Minimal: nama lengkap, nomor anggota (bisa pakai NIS/NIK), dan tipe anggota. Untuk input massal, minta Admin Org import via Google Sheets.

Uji coba peminjaman

Coba catat satu peminjaman percobaan: scan kode buku → cari nama anggota → konfirmasi. Pastikan muncul pesan sukses dan status buku berubah jadi Dipinjam. Setelah itu, kembalikan buku tersebut via halaman Sirkulasi.

check_circle

Hub siap beroperasi!

Setelah 5 langkah ini selesai, hubmu sudah bisa melayani peminjaman. Laporan otomatis tersedia di menu Laporan setiap saat — tidak perlu input manual.

Yang perlu disiapkan secara fisik

print Printer label

Untuk cetak barcode buku. Bisa printer biasa A4, potong per label.

qr_code_scanner Scanner barcode

Opsional. Di HP langsung pakai kamera. Di desktop, scanner USB lebih cepat.

devices Komputer / tablet

Aksara bisa dipakai di HP, tapi layar lebih besar lebih nyaman untuk input anggota massal.

wifi Koneksi internet

Aksara butuh koneksi internet. Minimal 3G sudah cukup untuk transaksi harian.

menu_book

Catat Peminjaman

Librarian Hub

Target: selesai dalam <30 detik per transaksi.

Cari eksemplar buku

Di field Kode Eksemplar, ketik kode (mis. BJ0569) atau judul, lalu pilih dari dropdown. Di HP: tap tombol Scan Barcode untuk aktifkan kamera dan arahkan ke barcode pada label buku — kode otomatis terisi.

menu_book Form Peminjaman

Kode Eksemplar / Judul Buku *

qr_code_scanner BJ0569 — Sapiens (Yuval Noah Harari) Tersedia

Nama / No. Anggota *

person_search Ratna Sari — SIS-2024-0042

Deadline Kembali

14 Juni 2026 (14 hari)

check Konfirmasi Peminjaman

Cari anggota

Ketik nama atau nomor anggota. Jika anggota dari hub lain datang langsung, sistem akan menanyakan konfirmasi untuk mendaftarkan mereka ke hub ini.

Konfirmasi & selesai

Klik Konfirmasi Peminjaman. Sistem mencatat transaksi dan status eksemplar otomatis berubah menjadi "Dipinjam".

event

Deadline Kembali dibatasi otomatis

Kalender hanya bisa pilih tanggal sampai maksimal durasi pinjam yang dikonfigurasi untuk hub Anda (default 14 hari) — tidak bisa pilih lebih jauh dari itu, jadi tidak perlu khawatir salah input.

badge

Masa aktif keanggotaan dicek otomatis

Anggota dengan Tanggal Expired yang sudah lewat tidak bisa meminjam buku — sistem akan menampilkan pesan error. Perpanjang masa aktif di halaman edit anggota sebelum melanjutkan.

speed

Tips cepat

Di desktop: gunakan scanner barcode USB — field kode aktif saat halaman dibuka, langsung scan tanpa klik dulu. Di HP: tap tombol Scan Barcode di sebelah label field untuk aktifkan kamera belakang.

assignment_return

Pengembalian

Proses pengembalian dan undo jika salah catat.

Buka halaman Pengembalian

Sidebar → Pengembalian. Daftar peminjaman aktif muncul, diurutkan dari yang paling lama (terlambat di atas).

Tandai dikembalikan

Klik tombol Kembalikan pada baris yang sesuai. Jika terlambat, sistem menghitung denda otomatis berdasarkan konfigurasi hub.

Undo pengembalian (jika salah)

Pengembalian yang baru dicatat hari ini bisa dibatalkan. Klik ikon Undo di baris tersebut. Buku kembali ke status "Dipinjam".

schedule

Undo hanya berlaku hari ini

Pengembalian yang sudah lebih dari satu hari tidak bisa di-undo dari UI. Hubungi Admin Organisasi jika perlu koreksi.

library_books

Katalog Buku

filter_listFilter Hub Saya / Semua

Hub Saya — hanya buku yang eksemplarnya ada di hub Anda (default). Semua — seluruh katalog organisasi, lintas hub.

addTambah Buku

Isi judul, pengarang, ISBN, jenis koleksi, dan nomor panggil. Upload foto sampul opsional.

inventory_2Tambah Eksemplar

Dari halaman detail buku → Tambah Eksemplar → isi jumlah, kondisi, lokasi rak. Kode eksemplar digenerate otomatis.

editEdit Eksemplar

Update kondisi (baik/rusak/hilang), lokasi rak, atau nomor panggil per eksemplar dari tabel detail buku.

volunteer_activism

Donasi Buku

Catat buku sumbangan dari orang tua/pihak luar — masuk katalog setelah disetujui Admin Organisasi.

Buka Donasi Buku → Ajukan Donasi

Sidebar → Donasi Buku → tombol Ajukan Donasi.

Cek katalog dulu — wajib sebelum isi manual

Ketik judul atau ISBN buku yang didonasikan, klik Cari. Pencarian mencakup seluruh katalog organisasi, bukan cuma hub Anda — buku yang sama mungkin sudah ada di hub lain.

check_circle

Kalau buku sudah ada di katalog

Klik hasil yang cocok — sistem otomatis menandai donasi ini sebagai tambah 1 eksemplar ke buku yang sudah ada. Tidak perlu isi ulang judul/pengarang.

Kalau belum ada — isi manual

Klik "Buku ini belum ada di katalog — buat baru". Isi Judul dan Pengarang (wajib), ISBN opsional.

Foto cover (opsional)

Pilih Tidak ada, URL Google Drive (link harus diset "Anyone with the link can view"), atau Upload File langsung (JPG/PNG/WebP, maks 2MB).

Kirim pengajuan

Isi catatan untuk reviewer kalau perlu, lalu klik Ajukan Donasi.

hourglass_top

Menunggu persetujuan

Donasi baru masuk katalog & jadi eksemplar aktif setelah disetujui Admin Organisasi/Librarian Regional. Pantau statusnya di halaman Donasi Buku.

sync_alt

Penggantian Buku

Untuk buku yang rusak/hilang saat dipinjam — anggota mengganti dengan buku baru atau buku yang sama.

Cari eksemplar yang rusak/hilang

Sidebar → Penggantian Buku. Di field Kode Eksemplar yang Rusak/Hilang, scan barcode atau ketik kode/judul → pilih dari hasil pencarian.

auto_awesome

Judul & ISBN otomatis terisi

Setelah eksemplar dipilih, field Judul Buku Rusak/Hilang terkunci (tidak bisa diketik manual) supaya selalu cocok dengan eksemplar fisik yang benar-benar rusak/hilang — bukan ketikan bebas yang bisa typo/salah.

Cari anggota peminjam

Di field Buku Dipinjam Oleh, ketik nama atau nomor anggota yang bertanggung jawab atas buku tersebut.

Pilih jenis penggantian

Buku Baru — diganti dengan judul lain. Buku yang Sama — diganti persis judul yang sama; ini hanya pencatatan, katalog tidak berubah sama sekali.

Kalau pilih "Buku Baru"

Cek katalog organisasi dulu (sama seperti Donasi Buku) — kalau buku pengganti sudah ada, pilih dari hasil pencarian; kalau belum, isi manual (judul, pengarang, ISBN).

Kirim pengajuan

Klik Ajukan Penggantian.

hourglass_top

Menunggu persetujuan

Setelah disetujui Admin Organisasi/Librarian Regional: eksemplar lama otomatis ditandai tidak aktif (riwayat pinjamnya tetap tersimpan), dan kalau "Buku Baru" — eksemplar pengganti baru masuk katalog.

label

Labelling & Covering Eksemplar

Tandai eksemplar yang sudah dilabeli nomor panggil dan disampuli plastik.

Buka detail buku

Katalog Buku → klik judul. Tabel eksemplar di bagian bawah kini punya kolom Label dan Sampul.

inventory_2 Eksemplar — SMM Bojongsari (5 eksemplar)

KodeKondisiStatusLabelSampul

BJ0569 Baik Tersedia ✓ Dilabel Belum

BJ0570 Baik Dipinjam Belum Belum

Klik badge untuk toggle

Badge Belum (abu-abu) → klik → jadi Dilabel ✓ (hijau). Klik lagi untuk batalkan. Sistem mencatat siapa yang menandai dan kapan.

qr_code_2

Print Label Buku

Cetak label 8×3,3cm per eksemplar — 3 per baris, format A4.

Buka halaman Print Label

Sidebar → Print Label. Halaman otomatis memfilter eksemplar milik hub Anda sendiri. Cari buku berdasarkan judul, kode, atau ISBN — pilih eksemplar dari hasil pencarian dengan klik.

Pilih banyak eksemplar sekaligus

Klik eksemplar dari hasil pencarian untuk menambahkan ke panel kanan. Bisa pilih dari beberapa buku berbeda sekaligus — semua masuk ke daftar cetak. Panel kiri pencarian dan panel kanan daftar pilihan berukuran 50:50.

Cetak label

Klik Print Label (N dipilih). PDF berisi label dengan QR code, kode eksemplar, call number, judul, pengarang, dan nama hub — disimpan dengan nama file bertanggal dan jam (waktu Jakarta).

qr_code_2 Preview Label — 3 label siap cetak

qr_code

551.46 SAP S

Sapiens

Yuval N. Harari

BJ0560

qr_code

551.46 SAP S

Sapiens

Yuval N. Harari

BJ0561

qr_code

551.46 SAP S

Sapiens

Yuval N. Harari

BJ0562

Tandai semua sudah dilabel

Setelah cetak dan pasang label fisik, klik Tandai N Eksemplar Sudah Dilabel → konfirmasi. Semua eksemplar dalam daftar cetak otomatis di-flag is_labelled = true.

inventory

Stock Opname

Verifikasi fisik koleksi — eksemplar mana yang ada di rak, mana yang tidak.

Buat sesi opname baru

Sidebar → Stock Opname → klik Sesi Baru. Isi nama (mis. "Opname Juni 2026") dan periode. Sistem menghitung total eksemplar aktif hub otomatis.

Mulai sesi & scan eksemplar

Klik Mulai Sesi → halaman scan terbuka. Dua cara input kode eksemplar: (a) tombol Scan Kamera untuk aktifkan kamera HP dan arahkan ke barcode label buku, atau (b) ketik/scan pakai alat scanner fisik di kolom teks lalu tekan Enter. Counter ditemukan update realtime.

qr_code_scanner Opname — Sesi Juni 2026 · Aktif

Ditemukan

150

Total

qr_code_scanner Scan Kamera

qr_code_scanner Scan barcode (alat scanner) atau ketik kode eksemplar… ↵

✓ OK — BJ0569 — Sapiens

Catat kondisi saat ditemukan (opsional)

Jika kondisi fisik buku berbeda dari data sistem, pilih kondisi aktual dari dropdown yang muncul setelah scan. Sistem mencatat perbedaan tanpa langsung mengubah data.

Selesaikan opname

Klik Selesaikan → konfirmasi. Eksemplar yang tidak discan otomatis dicatat sebagai "Tidak Ditemukan". Ringkasan hasil ditampilkan.

Tindak lanjut

Di halaman detail sesi selesai, centang eksemplar tidak ditemukan → pilih Tandai Hilang atau Ditemukan Kemudian.

warning

Hanya satu sesi aktif per hub

Tidak bisa membuat sesi baru jika ada sesi yang masih aktif. Selesaikan atau hapus sesi draft terlebih dahulu.

group

Kelola Anggota

person_addTambah Anggota

Isi nama, nomor anggota, tipe, kelas, email. Nomor anggota digenerate otomatis atau bisa diisi manual. Pilihan Tipe disesuaikan tiap organisasi (mis. "Murid TMR"/"Murid DR" alih-alih generik "Murid") — kalau ada yang kurang pas, hubungi Admin Organisasi.

downloadImport CSV

Upload file CSV anggota dari SLIMS atau spreadsheet lama. Format: nama, nomor, tipe, kelas.

person_searchAnggota Lintas Hub

Saat mencatat peminjaman, anggota dari hub lain bisa dilayani. Sistem minta konfirmasi untuk mendaftarkan ke hub ini.

toggle_offNonaktifkan

Anggota yang keluar bisa dinonaktifkan. Data historis tetap tersimpan. Tidak bisa meminjam baru selama nonaktif.

event_busyMasa Aktif (Expired)

Isi Tanggal Expired saat mendaftarkan anggota baru. Sistem otomatis memblokir peminjaman jika masa aktif sudah lewat. Perpanjang dengan edit tanggal expired.

bar_chart

Laporan

bar_chartLaporan Sirkulasi

Tren pinjam/kembali per bulan, top buku dan anggota teraktif. Filter per tahun. Export CSV.

inventory_2Laporan Koleksi

Kondisi eksemplar hub: tersedia, dipinjam, rusak, hilang. Progress labelling & sampul. Kuota vs aktual.

gavelLaporan Konsekuensi

Denda aktif + historis per anggota. Filter terlambat aktif vs semua riwayat. Export CSV.

local_shippingLaporan Distribusi

Sisa eksemplar di Pusat dan sebaran per hub. Termasuk % dilabel dan % disampul.

Katalog Publik

Anggota / Tamu

Tidak perlu login. Bisa diakses dari HP.

Akses katalog hub Anda

Buka browser → ketik aksara.product-sid.us/{slug-hub}. Tanya pustakawan untuk mengetahui slug hub Anda.

search aksara.product-sid.us/smm-bojongsari

search Cari judul, pengarang, ISBN…

Semua Jenis Fiksi Non-fiksi Tersedia ✓

Sapiens

Tersedia

Atomic Habits

Tersedia

Laskar Pelangi

Tersedia

Cari buku

Ketik di kolom pencarian — bisa by judul, pengarang, atau ISBN. Filter jenis koleksi atau centang Tersedia ✓ untuk lihat buku yang bisa dipinjam sekarang.

Lihat detail buku

Klik kartu buku untuk melihat detail: sinopsis, nomor panggil, pengarang, tahun terbit, dan jumlah eksemplar yang tersedia. Catatan lokasi rak juga tampil jika diisi.

Cek buku yang sedang dipinjam

Klik tombol Cek Peminjaman Saya di bagian atas halaman katalog (hub atau organisasi). Masukkan nomor anggota, email, atau nomor HP — muncul daftar buku yang sedang dipinjam (dengan tenggat kembali) dan riwayat peminjaman sebelumnya. Tidak perlu login/password.

smartphone

Ramah mobile

Katalog publik dirancang untuk HP. Tidak perlu install aplikasi — cukup buka di browser.